Co je Workus a jak funguje

Úvod

Workus je web-based informační systém pro kompletní správu pracovní činnosti v malých a středních firmách. Hlavním cílem je snadná evidence, plánování a kontrola řešení všech úkolů spojených s činností firmy a následná měsíční kalkulace výplat.
Cílem systému Workus není nahradit personální, účetní, skladové či CRM systémy, ale doplnit je, spolupracovat s nimi a nabídnout komplexní řešení v oblasti správy pracovní činnosti firmy.

Naším cílem není nabídnout Vám produkt, kterému se musíte přizpůsobit. Nabízíme Vám naše zkušenosti s řešením dané problematiky, které jsme implementovali do aplikačního řešení, jež představuje právě systém Workus. Dále prezentované možnosti a funkce tohoto systému jsou základem, který  s Vámi můžeme dále upravovat, rozšiřovat a přizpůsobovat.

Seznámení se systémem Workus

Rozsáhlý přehled všech funkcí systému Workus lze nalézt v sekci Prohlídka systému. Systém svými možnostmi pokrývá správu celého životního cyklu úkolu, jež zobrazuje následující diagram.

 

  1. Evidence úkolů
    Systém slouží jako databáze pro záznam veškerých úkolů a nabízí rozsáhlé možnosti pro jejich správu. Příkladem mohou být:
    • možnost ukládání, editace i mazání úkolů
    • vedení informace o exipraci úkolu, časové razítko uložení úkolu, priorita úkolu
    • informace o stavu úkolu (nový, řešený, vyřešený, uzavřený, volný)
    • podpora pro neúplné / dočasné úkoly
    • systém schvalování úkolů
    • podpora volných úkolů
  2. Plánování úkolů
    Systém nabízí snadné plánování evidovaných úkolů jednotlivým zaměstnancům. Zaměstnanci  mají následně přístup ke svým úkolům, které si mohou dále organizovat a připravovat je tak na jejich samotné řešení. Vzhledem k faktu, že plánování tvoří klíčovou část životního cyklu úkolu, nabízí systém několik možností jak úkol konkrétnímu zaměstnanci přidělit:
    • naplánování úkolu již při jeho zavedení do evidence (tzv. průběžné plánování)
    • naplánování většího množství úkolů v jedné chvíli (tzv. hromadné plánování)
    • plánování akutních úkolů podpořené informacemi o aktuální vytíženost jednotlivých zaměstnanců a poziční mapou
  3. Řešení úkolů
    Systém umožňuje kompletní kontrolu nad řešením jednotlivých úkolů. Řešení každého úkolu je v systému evidováno formou tzv. akcí. Akce nad  daným úkolem definují veškerou práci na úkolu a nesou informace časech, místech a dalších parametrech potřebných k realizaci přehledných statistik a především k následnému výpočtu výplat. Velice důležitým prvkem v evidenci akcí je pak systém PDA, který dovoluje zaměstnancům v terénu akce vytvářet a dále specifikovat, čímž je zajištěn neustálý a plynulý přehled nad jejich pracovním vytížením a celkovým chodem firmy.
  4. Výplaty
    Systém na základě provedených akcí  a nastavených pravidel a částek počítá všem zaměstnancům výplaty. Systém umožňuje specifická nastavení pro jednotlivé zaměstnance. Celková ohodnocení lze dále měnit vestavěnou podporou pro bonusy a pokuty. Implementovaná kontrola toku finančních prostředků dovoluje evidovat pohyby peněz získaných např. při samotném řešení úkolů (placené servisy u zákazníka) nebo na obchodních místech firmy.
  5. Statistiky
    Systém Workus sbírá při své činnosti velké množství různorodých údajů. Modul statistik tyto údaje prezentuje v přehledné formě grafů a souhrnů. Všechny generované statistiky lze dále omezovat pro konkrétní časová období, což přidává další možnosti pro získání časově specifických dat.
  6. Kontrola kvality
    Nedílnou součástí každého procesu poskytování služeb je i následná kontrola kvality prováděných úkonů. Systém Workus poskytuje komplexní rozhraní pro kontrolu kvality řešení evidovaných úkolů. Základ kontroly kvality tvoří samostatný informační portál pro operátory kontroly kvality.
    Portál kvality je koncipován jako samostatný celek oddělený od systému Workus. Oba systémy spolu však sdílí data a tím je zajištěna vzájemná spolupráce. V rámci portálu kvality je poskytováno jednoduché rozhraní umožňující operátorům na základě telefonických rozhovorů definovat klíčové údaje sloužící k ohodnocení práce zaměstnanců a stanovení požadované kvality nabízených služeb.
    Výsledky hodnocení jsou dostupné vedoucím pracovníkům prostřednictvím samostatné sekce v systému Workus. Systém na problematické úkoly upozorňuje a také nabízí možnost evidence vyřešení konkrétních problémů s kvalitou řešení úkolů.

Cílem výše uvedených bodů není poskytnout výčet všech možností, které systém nabízí, ale informovat o jeho přístupu k řešení problematiky evidence pracovní činnosti ve firmě. Samotné zpracování obsahuje velké množství dalších funkcí, které mají celkovou práci maximálně zefektivnit. Informace o každém z bodů jsou dále rozpracovány v sekci Prohlídka systému  a to včetně doplňkových ukázek z prostředí ilustrujících hlavní benefity systému. 

Samotná filozofie systému je založena na letech zkušeností a pokusů o efektivní a jednoduchý přístup k dané problematice, což je podrobněji uvedeno v sekci případové studie nasazení.

Diagramy nasazení

Výše uvedené diagramy ukazují možné pozice systému Workus ve firemním prostředí a ilustrují způsob jakým je jeho prostřednictvím realizován uváděný životní cyklus úkolu. Zobrazené diagramy jsou pouze ukázkou možných použití systému Workus a obahují pouze zlomek možných scénářů jeho nasazení.