Další funkce systému Workus

Interní systém zasílání zpráv

Systém Workus integruje vlastní jednoduchý systém zasílání zpráv mezi uživateli. Využití tohoto systému sebou přináší několik výhod:

  • jednoduše dohledatelná historie komunikace ve firemním prostředí
  • přímé napojení na systém PDA - zprávy jsou okamžitě doručovány zaměstnanci přímo na obrazovku jeho zařízení, nemusí tak vůbec opouštět prostředí systému a navíc má k dispozici historii posledních zpráv
  • integrace do systému diskusí k úkolům - uživatelé jsou přímo informováni o nových příspěvcích do diskusí, které jsou pro ně nějakým způsobem zajímavé
  • integrace do systému plánování - zaměstnanci jsou okamžitě informováni o nově naplánovaných úkolech, toto je výhodné především u akutních úkolů a přenosu zpráv na PDA (zaměstnanec je okamžitě automaticky informován o nastalé situaci)
  • integrace do systému bonusů a pokut - zaměstnanci jsou informováni o nových bonusech / pokutách

Výše uvedený seznam specifikuje některé možnosti systémem automaticky generovaných zpráv (to jsou zprávy, které systém zasílá automaticky na základě jiných činností - např. naplánování úkolu apod.), k dispozici je však i možnost přímého zasílání zpráv od jednoho uživatele systému druhému.

V případě nutnosti si každý ze zaměstnanců může nastavit automatické přeposílání zpráv na klasickou emailovou adresu a využít pak z nepřeberného množství možností jak k zaslaným zprávám dále přistupovat.

Uživatelské role

S ohledem na rozsáhlost a množství funkcí pokrývajících značnou část firemních procesů obsahuje systém Workus propracovanou zprávu uživatelských rolí. Vzhledem k faktu, že konkrétní nastavení je závislé na daném firemním prostředí, jeho politice a hiearchii ve smyslu uživatelských pravomocí a práv, tak se předpokládá vlastní nastavení pro každou instanci systému zvlášť.

V aktuální implementaci jsou nastaveny následující role:

  • Technik
    Nejnižší úroveň oprávnění, jedná se o koncového zaměstnance, který má přístup pouze ke svým akcím a úkolům, které mu jsou naplánovány.
  • Operátor
    Jedná se o zaměstnance, který přijímá většinu informací přímo spojených s generováním nových úkolů (požadavky na servis, noví zákazníci apod.). Operátoři mají přístup do evidence úkolů a akcí. Mají možnost plánovat zadané úkoly a kontrolovat jejich řešení. Nemají však přístup k modulu výplat  a nemohou ani udělovat bonusy či pokuty.
  • Administrátor
    Kontrolní pracovník s nejvyšší úrovní přístupu. Má stejné pravomoce jako operátor, navíc však může udělovat bonusy / pokuty a především má přístp do modulu výplat, kde řeší jejich schvalování, rozhoduje o odměnách za jednotlivé akce či upravuje hodnoty v evidovaných finančních pohybech.

Systémový log

Součástí systému Workus je i propracovaný systémový log. V systémovém logu se evidují:

  • kompletní informace o událostech přihlášení a odhlášení uživatelů, včetně neúspěšných přihlášení a dalších problémech s tím souvisejících
  • kompletní informace o všech změnách ve všech vedených evidencích (přidání, editace, odstranění záznamů)
  • kompletní informace o činnosti systému PDA
  • informace o veškeré emailové činnosti systému (zasílání různých upozornění či denních souhrnů operátorům)
  • detailní informace o všech chybách v systému včetně podrobných ladících výpisů

Součástí systémového logu je i rozhraní pro snadné vyhledávání a tříděný zobrazených informací.

Systém Workus obsahuje také funkci obnovení záznamu. Veškeré informace odstraněné z libovolné z evidencí jsou archivovány pro případ nutnosti jejich budoucí obnovy (jedná se o aplikační řešení zálohování, veškerá data jsou pochopitelně zálohována také na úrovni samotného serveru).

Stránka denního souhrnu

Pro maximální zpřehlednění a zjednodušení každodenní práce obsahuje systém Workus stránky tzv. denního souhrnu. Obsah stránky denního souhrnu se liší v závislosti na roli přihlášeného uživatele.

Denní souhrn operátorů obsahuje:

  • seznam expirovaných úkolů
  • seznam nestandardních akcí
  • seznam neukončených akcí (akce, které byly zahájeny v jiný než aktuální den)
  • seznam nenaplánovaných úkolů
  • seznam neschválených úkolů

Denní souhrn uživatelů obsahuje:

  • seznam úkolů naplánovaných na aktuální den
  • seznam dnešních akcí
  • seznam všech úkolů naplánovaných pro daného uživatele
  • seznam akutních úkolů (úkoly, které je nutné vyřešit do dvou dnů)
  • seznam všech expirovaných úkolů daného uživatele
  • seznam volných úkolů
  • seznam všech evidovaných absencí daného uživatele

Každý z uživatelů má možnost exportu svých naplánovaných úkolů do formátu PDF vhodného k tisku (viz. ukázka exportu).