Správa akcí

Snímky obrazovek

Co jsou akce ?

Akce představují v systému Workus základní kámen evidence provedené práce. Každá akce spojuje konkrétní úkol s časem začátku a konce jeho řešení. Nad jedním úkolem je možné evidovat více akcí, což  je nutné v případech, kdy se úkol nepodařilo vyřešit hned na poprvé. Kromě časů, úkolu a zaměstnance, který akci prováděl je u každé z akcí evidována i poloha kde byla zahájena a několik dalších údajů umožňujících s akcemi jednoduše pracovat a dále je zpracovávat při výpočtech výplat a generování statistik.

Samotné zadávání akcí, je umožněno jednak přes webové rozhraní systému, tak i především přes mobilní rozhraní PDA. To dovoluje spravovat akce zaměstnancům přímo z terénu bez nutnosti přístupu ke klasickému rozhraní. V praxi to pak může vypadat tak, že zaměstnanec v PDA zadá informaci o tom, že právě začíná řešit ten a ten úkol. Systém danou informaci zaznamená společně s pozicí zaměstnance a vyčkává na informaci o tom, že je akce ukončena. Při ukončení akce je možné přímo označit úkol za vyřešený nebo ho nechat otevřený pro další řešení. Pokud je to v souladu s firemní politikou, tak mohou být nad jedním úkolem akce od různých zaměstnanců. Kromě rozhraní PDA je možné využít při zadávání akcí i další osobu (tzv. operátora), který má možnost zadávat akce pro ostatní zaměstnance např. v případě výpadku mobilní sítě přes kterou jsou PDA připojena.

Následující diagram ukazuje v několika krocích postup využití akcí při provádění servisu u zákazníka (klikněte pro zvětšení).

Akce je možné zadávat i zpětně. K tomuto účelu systém Workus nabízí možnost tisku papírových formulářů pro snadnou evidenci provedených akcí v terénu. Akce se pak do systému zadávají společně s čísly těchto protokolů pro možnost zpětné kontroly.

Cesty

Výše uvedený diagram zobrazuje i speciální typ akce, cestu. Cesta je akce, která nepaří k žádnému úkolu, ale představuje hrazené přesuny zaměstnanců firmy. Každá cesta je definována svou počáteční a koncovou pozicí, časem začátku a konce a také vzdáleností. V případě využití PDA je součástí i záznam trasy ze zabudované GPS, kterou je možné zobrazit na mapě. Stejně jako u klasických akcí je možné definováním cestovného zahrnout cesty do výpočtu výplat.

Kontrola akcí

Vzhledem k tomu, že akce tvoří základ pro výpočet výplat, obsahuje systém Workus několik kontrolních mechanizmů pro ověřování provedených akcí.

  1. Kontrola trvání akcí
    Všechny akce, jejichž doba řešení přesáhla zadanou hranici jsou označeny jako podezřelé a doporučené k bližší kontrole.
  2. Kontrola místa řešení akcí
    Akce nad úkoly, které mají definovanou svou pozici (např. adresou) jsou kontrolovány porovnáním této pozice s pozicí zahájení akce. Systém se tímto opatřením snaží eliminovat možné zneužívání volnosti zaměstnanců, kterou jim poskytuje PDA rozhraní.
  3. Kontrola cest
    Systém porovnává zadanou vzdálenost akcí s tou, která je zjištěna z vestavěné GPS.

Veškeré akce, které jsou na základě výše uvedených kontrol označeny jako podezřelé jsou výrazně označeny a je možné je označit za nehrazené nebo je schválit (tuto činnost provádí obvykle operátoři případně někdo s vyšší úrovní oprávnění).