Správa úkolů

Snímky obrazovek

 

Popis

Základem evidence úkolů je jejich propracovaná správa. Systém Workus dovoluje rozdělení úkolů na jednotlivé typy, dle charakteru daného úkolu. Dané rozdělení pomáhá jednak v orientaci mezi úkoly, ale především dovoluje evidovat veškeré parametry jednotlivých typů úkolů bez návaznosti na typy jiné. Příkladem může být evidence úkolu spojeného s novým zákazníkem. Takový úkol bude obsahovat kromě identifikačních údajů nového zákazníka také informace o službě, která ho zajímá, zda přestupuje od konkurence apod. Dané údaje jsou však nepotřebné v případě úkolu spojeného se servisem technologického zázemí firmy. Zde je důležitý typ servisovaného zařízení, jeho parametry a další specifické informace. Oddělením jednotlivých typů úkolů je možné s nimi pracovat samostatně ve všech dalších fázích jejich životního cyklu. Pro řešení toho kterého typu úkolu tak lze stanovit jiné podmínky při výpočtech výplat, jiné výchozí časy expirace apod. Na ukázkových snímcích v celé prohlídce systému figurují následující typy úkolů:

  • Zájemci - evidence úkolů spojených se zavedením služby novým zákazníkům
  • Zákazníci - servisy u stávajících zákazníků 
  • Vysílače - servisy na technologickém zázemí firmy
  • Administrativní činnost  - úkoly spojené s administrativou ve firmě, ale také například s vývojem SW.

Systém Workus je navržen tak, že umožňuje snadnou práci s velkým množstvím různorodých úkolů. K tomu mimo jiné využívá:

  • Kódové označení úkolu
    Každý úkol má v celém systému svůj jedinečný kód složený z maximálně 7 znaků (1 písmeno a 7 číslic), který dovoluje jeho jedinečnou identifikaci. Uvedený kód je možné použít např. při rychlém hledání konkrétního úkolu nebo v systému PDA.
  • Systém priorit
    Každému úkolu je možné přiřadit konkrétní prioritu, s každou prioritou je pak svázána maximální možná doba k vyřešení daného úkolu.
  • Stavy úkolů
    Každý z úkolů prochází během svého životního cyklu několika stavy což zjednodušuje orientaci ve velkém množství úkolů stejného typu. Aktuálně se využívají následující možné stavy:
    • nový úkol - úkol byl právě zadán do systému a čeká na vyřešení
    • řešený úkol - úkol právě řeší některý ze zaměstnanců
    • vyřešený úkol - úkol byl vyřešen a čeká na uzavření
    • uzavřený úkol - úkol je vyřešen a jsou splněny všechny náležitosti nutné k jeho uzavření (např. byla odevzdána smlouva sepsaná při řešení úkolu, jsou vyřešeny finační výběry v průběhu řešení úkolu apod.)
  • Expirace úkolů 
    Všechny úkoly mají stanovené datum expirace, do kterého musejí být vyřešeny. Při nedodržení tohoto data je na danou skutečnost upozorněn některý z nadřízených pracovníků. V návaznosti na expirace úkolů kontroluje systém např. i zda jsou brzy expirující úkoly naplánovány některému ze zaměstnanců apod.
  • Neúplné úkoly
    Podpora neúplných úkolů umožňuje vyřešit úkol ještě před tím než jsou přesně specifikovány všechny jeho vlastnosti. Příkladem může být akutní servis, který je nutné začít v terénu ihned řešit. Zaměstnanec v tomto případě pouze zahájí akci v rámci které vniká i neúplný úkol, který se až po vyřešení problému dodatečně doplní o konkrétní údaje.
  • Schvalování úkolů
    Rozhodování o tom kdo a za jakých podmínek má možnost přidávat nové úkoly patří do rukou vedoucích pracovníků resp. vedení firmy. Systém Workus je koncipován tak, aby bylo možné konkrétní firemní politiku v tomto směru jednoduše implementovat. V případě možnost přidávání nových úkolů běžnými zaměstnanci je připraven i na variantu nutného schvalování takto přidávaných úkolů, především pak ve spojení s neúplnými úkoly.