Případová studie nasazení systému Workus

 

Úvod

Společnost Tlapnet s.r.o je dominantním poskytovatelem bezdrátového internetového připojení ve Středočeském a Pardubickém kraji. S více jak 11 tisíci zákazníky a 500 pokrytými městy a obcemi postupně rostla potřeba jednotného řešení správy a evidence úkolů spojených s provozem neustále expandující firmy.

1. Situace

Společnost Tlapnet s.r.o vznikla v roce 2002 jako lokální poskytovatel bezdrátového internetového připojení. Díky volnému trhu, velké poptávce po internetovém připojení a podnikatelské dovednosti se tomuto téměř komunitnímu projektu podařilo rozrůst do moderní společnosti s tisíci spokojennými zákazníky.

Společně s přibývajícím počtem zákazníků rostla i potřeba jednoduché správy úkolů spojených s činností firmy. Počáteční řešení založené na jednoduchých poznámkách zasílaných elektronickou poštou přestalo brzy stačit a bylo nutné nalézt komplexnější metodu evidence stále přibývajících požadavků nových i stávajícím klientům. Volba padla na jeden z volně dostupných project management systémů. I přes značná omezení daná zobecněním evidovaných úkolů, nesourodostí uživatelského rozhraní a nemožnosti upravit tento systém pro prostředí konkrétní firmy byl využíván několik let.

S příbívajícím počtem zákazníků a zaměstnanců však rostla i agenda spojená se samotnou údržbou a provozem systému. Každý další uživatel musel být dlouze zaškolován a i tak nebylo možné efektivně kontrolovat provedenou práci a jednoduše hodnotit její výsledky. V důsledku výše uvedených problémů bylo rozhodnuto o investici do vývoje nového systému pro evidenci pracovních činností ve firmě, který by se snadno integroval do zažitých firemních procesů a maximálně by zjednodušil celý proces řešení úkolu od jeho zadání až po finální ohodnocení zaměstnance za jeho vyřešení.

2. Cíle

Hlavním cílem vývoje a následného nasazení systému Workus bylo zpřehlednění a zrychlení řešení úkolů spojených s chodem firmy. V případě společnosti Tlapnet se jedná o řešení servisních úkonů u zákazníků a na technologickém zázemí firmy, dále pak připojování nových zákazníků a s tím spojenou administrativní činnost. Důležitým požadavkem bylo zahrnutí všech zaměstanců od techniků až po operátory na zákaznických centrech a účetních. S ohledem na činnost firmy bylo důležité navrhnout i mobilní rozhraní, které by mohli zaměstnanci používat v terénu.

Hlavní cíle tak lze shrnout do několika málo bodů:

  • zajistit možnost kompletní evidence všech úkolů spojených s činností firmy
  • vyřešit snadné plánování úkolů
  • umožnit kontrolu řešení úkolů
  • realizovat výpočet výplat na základě provedené činnosti
  • vše zrealizovat s ohledem na jednoduchost a bez omezení, která obsahoval předešlý systém

3. Řešení

Po prozkoumání trhu a zhodnocení nabízených řešení bylo rozhodnuto o realizaci vlastního systému, který by bez kompromisů splnil uvedené cíle. S rozhodnutím realizovat vlastní řešení se objevil ještě jeden požadavek, a to moduláronost celého řešení, která měla zajistit dostatečnou přizpůsobitelnost i jiným firemním prostředím.

Při zhruba ročním vývoji byly vyřešeno velké množství problému a zodpovězeno mnoho otázek spojených s firemními procesy a jejich spoluprácí s nově vznikajícím systémem. Následující seznam uvádí několik z nich :

  • Co a jak je nutné vůbec evidovat a jak to lze do budoucna využít ?
  • Jak velkou dát volnost zaměstnancům v řešení úkolů ?
  • Jak koncipovat plánování úkolů, plánovat nárazově nebo průběžně ?
  • Jaké stanovit role a jaká jim přiřadit privilegia ?

Po šesti měsíčním testování a ladění jednotlivých částí systému a někdy i značných změnách ve firemních procesech vznikl systém Workus, který tak nepředstavuje jen samotné softwarové řešení (ačkoli i tak ho lze chápat), ale celkový přístup ke správě a řešení úkolů spojených s činností firmy.

Vývojem byly splněny veškeré požadavky a dosaženy dříve uvedené cíle. Konkrétní detaily řešení je možné vidět v sekci prohlídky systému. Detaily o implementaci a samotné filozofii systému Workus lze pak nalézt v sekci co je Workus a jak funguje.

4. Přínosy

Hlavními přednostmi realizovaného řešení jsou:

  • Maximální přizpůsobení systému prostředí firmy a jeho 100% využití. Systém nabízí řadu unikátních vlastností, vzniklých na základě několikaletých zkušeností ze skutečného firemního prostředí.
  • Snadné a untuitivní ovládání s důrazem na koncové uživatele, které snižuje náklady a čas spojené se školením a zaučováním nových zaměstnanců. Celkově se tak snaží nebýt dalším složitým a překombinovaných informačním systémem.
  • Průměrná doba od nahlášení k vyřešení servisu u zákazníka klesla o více jak 40% a to bez jakéhokoli dalšího zvýšení nákladů. Řešení dalších typů úkolů se také urychlilo.
  • Díky důmyslnému systému kontrol se podařilo odhalit několik problémů v procesech spojených s rozdělováním a následným řešením práce. Následné vyřešení těchto problémů přineslo další úspory především ve variabilních nákladech spojených s činností zaměstnanců.

Realizované řešení je i s odstupem času hodnoceno jako jednoznačně úspěšné a i proto bylo rozhodnuto o jeho uvedení na trh, kde by mohlo pomoci dalším firemním subjektům v řešení problematiky správy pracovní činnosti.